Selecting Project Team and Finalizing Project Plan for CMDB Project

Your project team should consist of:

»» Dedicated project team members: These people will be dedicated to this project

from the outset through completion.

»» Subject matter experts: You will need these specialists to support certain tasks of the

project. For example, you might need an expert to help build the ROI or to help identify

governance requirements. In addition, you may need someone from the information

security team when applications and technologies are being selected, or a solutions

architect to help write the RFP.

For this CMDB project, your dedicated project team members will come from a small, select

group, and you should consider the following:

»» Future CMDB owners: To ensure consistency after implementing your CMDB, include

a representative from the team that will ultimately manage and maintain the CMDB.

»» Skills, knowledge, and experience: Look for representatives that have extensive skills

related to building and implementing databases. Also seek representatives who have knowledge

of asset management and other ITIL processes

If the project team will consist of external resources, a prerequisite should be that at least one of them has built and implemented a CMDB.

»» Workload:  Much of the workload will occur in the middle stages when you build and

populate the CMDB. Consider other workload commitments when selecting dedicated

project team members.

These characteristics are easier to identify when you add the resources required to perform

the stages, steps, and tasks listed in the project plan


Resource Group 

  • Assemble the Project Team and Define the Project
  • Identify Project Team Members
  • Create Project Executive Board
  • Select Project Manager
  • Scope Key Activities
  • Select Project Team
  • Finalize Project Plan
  • Obtain CMDB Knowledge
  • Create and Agree on CMDB Goals and Mission Statement
  • Review and Define Benefits
  • Build a Business Case
  • Define Requirements

Will include names of group supplying resources for each stage, step and task.


From these resource groups, identify potential dedicated and subject matter expert project team

members. Consult with them or with their managers concerning theiravailability to help finalize

the project plan. Assuming they are available, they can help identify the workload and the target

start and end times. If they are not available, then the project manager must perform these

calculations and estimates. Either way, start by identifying the workload


Work includes number of hours required to complete each Stage, Step, and Task. Ref Table 1

Next, the project manager, with the help of the potential project team members, will need to

add the target start and finish dates for the stages, steps, and tasks. Keep in mind

that these dates might be affected by a scheduled delivery date of the new CMDB.

Start includes target start date for each Stage, Step and Task. Ref Table 1

Finish includes target finish date for each Stage, Step and Task. Ref Table 1

In addition to subject matter experts and project team members, you will need to talk with

the business to identify business needs.


Don’t forget to identify all relevant governance requirements and address them in your

project plan.

Once the resources, workloads, and start and finish dates have been identified, the project

manager should seek approval from the managers of the potential project team members for

their staff to work on the project. The project manager might need to perform some skilled

negotiating, but the necessary levels of staff are important. Appropriate resources will help

you complete the project on time and meet all of the project’s objectives. If you use outside

resources, then the project manager will have all of the data to negotiate with confidence.

Finalize Project Plan

Finally, note the estimated cost of the workload forecast for the project

Cost includes the cost of the resources for each Stage, Step and Task. Ref Table 1

This estimated cost represents the cost (number of hours x average hourly rate) of performing

the actions required to complete the project on time and to meet the project’s objectives and goals.

It is not the cost of the tools and technologies that may be required to implement the CMDB.

The basic project plan should now be complete.

The project manager should now present the project plan to the PEB for approval. If the PEB

asks for some changes to the project plan, then the project manager should integrate these

changes and resubmit the project plan for approval.


So in this step, you will select a project team that has the required skills, experience, and

knowledge to justify, design, and implement a CMDB that meets all of the other goals

The team’s capabilities should include not only technical and configuration management skills but also project design and project management skills.


This step focuses on what you need to do to get started on your CMDB project, including

selecting a project manager and project team. This step, while rudimentary, is critical to your

CMDB project and cannot be ignored. A skilled and well-managed project team will greatly

increase your ability to create a successful CMDB. 


Click Here for ITIL Course

About Author
Siddharth Pareek